Ferramentas, vantagens, como influencia a produtividade e mais! Reunimos tudo o que você precisa saber sobre o Google Workspace
Já pensou poder trabalhar com todos os recursos necessários para o seu dia a dia em um só lugar? Com o Google Workspace isso é possível!
O Google Workspace (GWS) é um conjunto de ferramentas de produtividade e colaboração online, projetado para empresas e organizações, ele possibilita otimização da rotina, além da colaboração em tempo real e muito mais.
Entretanto, será que vale a pena investir nessa solução?
Para te responder, escrevi este artigo com tudo o que você precisa saber:
Boa leitura!
O que é Google Workspace
O Google Workspace é uma plataforma completa que integra ferramentas essenciais de comunicação, colaboração e produtividade, todas baseadas na nuvem. Você provavelmente já usa algumas delas no seu dia a dia, como o Gmail, um dos serviços de e-mail mais populares do planeta e o Google Drive, onde você armazena seus arquivos.
Mas o Google Workspace é muito mais do que isso! Ele oferece um ecossistema completo para que empresas de todos os tamanhos possam:
Trabalhar em equipe de forma fluida com ferramentas de edição em tempo real, comunicar-se de qualquer lugar por meio de videoconferências e chats, e aumentar a segurança e a organização dos dados da sua empresa e muito mais!
Quais ferramentas fazem parte da plataforma GWS?
O Google Workspace oferece um ambiente de trabalho virtual completo e funcional.
Como a lista é longa, vamos separá-las em grupos para facilitar a apresentação e compreensão de cada uma delas. Acompanhe a seguir todos os recursos que o Google Workspace tem a oferecer!
Ferramentas de comunicação do Google Workspace
1. Gmail
Serviço de e-mail baseado na Web, para as organizações gerenciarem o sistema de e-mail usando os sistemas do Google.
2. Google Meet
Ferramenta de videoconferências com chat integrado, que permite a realização remota de reuniões, treinamentos, palestras, eventos, etc.
3. Google Chat
Solução de mensagens instantâneas (diretas ou em grupo), que facilitam a colaboração e interação com colegas, para otimizar o trabalho em equipe.
Ferramentas de colaboração do Google Workspace
4. Google Docs
Permite a criação e edição de textos, sem a necessidade de ter um software dedicado a isso. A equipe pode trabalhar simultaneamente no mesmo arquivo, e todas as mudanças são salvas automaticamente.
5. Google Sheets
É uma ferramenta de planilhas colaborativas com recursos de inteligência artificial. Agiliza o acesso a insights de negócio ao mesmo tempo em que garante a segurança das informações.
6. Google Slides
Voltado para a criação de apresentações, esse recurso oferece as mesmas facilidades do Google Docs. E ainda fornece modelos para agilizar a criação de slides.
7. Google Forms
Possibilita a criação de formulários personalizados para pesquisas online. Além disso, facilita a análise dos resultados ao reunir todos os dados através do Google Sheets.
8. Jamboard
Quadro branco virtual e interativo, que permite a edição simultânea para o compartilhamento de ideias, brainstorming etc. Pode ser compartilhado durante reuniões no Google Meet.
Ferramentas de gestão de tempo do Google Workspace
9. Google Agenda
É um serviço para gerenciar agendas pessoais, corporativas/organizacionais e de equipe. Os usuários finais podem acessar as próprias agendas, marcar reuniões com outros usuários, além de reservar salas e recursos.
10. Google Keep
O Google Keep vai muito além de um “bloco de notas virtual”. Suas funções de criar, compartilhar e editar notas e lembretes online contribuem para melhora na produtividade. E a sincronização automática permite o acesso às informações atualizadas em qualquer dispositivo.
Ferramentas de armazenamento em Nuvem do Google Workspace
11. Google Drive
Permite o armazenamento, acesso e compartilhamento seguro de arquivos na Nuvem da Google Cloud. Dessa forma, eles podem ser acessados em qualquer hora, dispositivo e local, desde que o usuário tenha permissão.
12. Cloud Search
Essa ferramenta usa tecnologia de pesquisa da Google para te ajudar a encontrar os arquivos da sua empresa. Com acesso ao Gmail, Drive, Documentos, Planilhas, Apresentações, Agenda e vários outros produtos, o Google Cloud Search responde às perguntas e dá sugestões relevantes para encontrar a informação que precisa.
Ferramentas de desenvolvimento do Google Workspace
13. Google Sites
Facilita a criação de sites para uma equipe, um projeto ou um evento. Permitindo o trabalho colaborativo, incluindo pessoas que não possuem conhecimento em design ou programação.
14. Apps Script
É uma plataforma de códigos prontos, que simplifica o desenvolvimento de soluções empresariais para integrar, automatizar e ampliar os recursos no Google Workspace. Ele é indicado até mesmo para profissionais sem experiência em programação.
Ferramentas de segurança do Google Workspace
15. Admin
É o painel de gerenciamento do Google Workspace. Através dele, é possível adicionar usuários, gerenciar dispositivos e definir as configurações de segurança para proteger seus dados.
16. Endpoint
Reforça a segurança dos dados de negócio com o gerenciamento dos endpoints (computadores, tablets, smartphones etc) de colaboradores. Com ele, é possível exigir bloqueios de tela e senhas fortes, limpar dados confidenciais com a exclusão permanente do dispositivo ou a exclusão seletiva da conta.
17. Google Vault
Permite definir regras, períodos de retenção e guarda de dados ou documentos do Google Workspace. Além de possibilitar a recuperação de informações valiosas, mesmo de contas suspensas.
18. Work Insights
É uma ferramenta onde os gestores podem avaliar, em tempo real, como o Google Workspace afeta a organização. Através de insights de adoção de produtos como Gmail, Google Drive, Agenda, Documentos, Planilhas e Apresentações no domínio, equipe, grupo e nível organizacional.
Vantagens do Google Workspace
Depois de conhecer as ferramentas do GWS, já deu para notar o quanto a plataforma é completa. Provavelmente, também já foi possível identificar diversas vantagens que ela oferece.
Mas, ainda gostaríamos de destacar alguns benefícios importantes.
Por ser uma solução baseada em Nuvem, o GWS oferece benefícios essenciais para as empresas modernas. Como, por exemplo, acessibilidade, alta disponibilidade, flexibilidade e segurança.
Além disso, o Google Workspace oferece:
- Uma solução que se adapta a suas necessidades;
- Colaboração em tempo real;
- Tudo em um só lugar, o que dispensa a preocupação (e custos) com atualizações de softwares legados;
- Facilidade em gerenciamento de contas e dispositivos;
- Proteção de Dados reforçada com o Google Vault;
- Maior produtividade da equipe.
Como o GWS pode aumentar a produtividade no dia a dia
A maioria das pessoas (55%) que criam documentos compartilhados para colaborar com frequência , se sentem mais produtivas. O número faz parte de uma pesquisa realizada pela IDC Brasil, a pedido do Google Workspace.
Diante dos novos desafios impostos pelo mercado, a colaboração se mostra como um pilar essencial do Futuro do Trabalho. Isso fica claro no estudo da IDC, que foi realizado durante a pandemia (o maior desafio do mercado nos últimos tempos).
Segundo os entrevistados, empresas que já possuíam o hábito e ferramentas de colaboração:
- 75% disseram que foi fácil manter-se conectados a pares, equipes e demais áreas da empresa;
- 87% sentiram que a empresa teve maior velocidade de resposta;
- 75% se sentiram melhor e mais produtivos trabalhando à distância mesmo com todos os desafios impostos.
Entre os que já eram usuários do Google Workspace:
- 85% afirmaram que a empresa conquistou bons resultados porque as pessoas se tornam mais produtivas;
- 81% disseram que sua empresa passou a colaborar mais durante a pandemia.
Tudo isso é possível porque o Google Workspace:
- Agiliza a tomada de decisões com ferramentas de comunicação eficientes e fáceis de usar.
- Estimula e facilita a colaboração através de recursos em constante desenvolvimento.
- Mantém arquivos e dados seguros e fáceis de serem localizados.
- Permite a automatização de tarefas manuais repetitivas.
- Simplifica e agiliza rotinas e processos de trabalho.
- Fornece ferramentas para que todos os colaboradores estejam alinhados com os objetivos e métricas do negócio.
Como funciona o Google Workspace Pago
Muita gente não sabe, mas o Google Workspace possui uma versão paga. O desconhecimento é comum, e pode ser explicado pelo fato de conseguirmos acessar muitas de suas ferramentas gratuitamente. Como, por exemplo, o Gmail, Google Agenda, Google Docs, Google Meet (muito popularizado na pandemia) etc.
Entretanto, o Google Workspace empresarial oferece ferramentas e recursos avançados, que vão muito além do e-mail personalizado (voce@suaempresa). E, como o próprio nome sugere, é destinado a empresas.
Entre eles, podemos citar:
- Gmail comercial (personalizado, sem anúncios e com proteção contra phishing e spam);
- Google Meet com recursos avançados (videoconferências e chamadas de voz que podem durar até 24h e comportar até 500 pessoas);
- Google Drive com mais espaço (armazenamento em Nuvem seguro que pode ir de 30 GB até espaço ilimitado);
Vale ressaltar que os recursos avançados mudam conforme o plano contratado. Por isso que, por exemplo, o armazenamento no Google Drive pode variar entre 30 GB e espaço ilimitado por usuário. A regra é válida para as demais ferramentas também.
Atualmente, existem 4 planos empresariais no Google Workspace: Business Starter, Business Standard, Business Plus e Enterprise. E os que diferenciam, são os recursos e ferramentas oferecidas em cada plano. O faturamento é feito segundo o número de usuários, e o custo mensal por usuário varia de acordo com o plano.
Quanto custa o Google Workspace?
Primeiramente, é importante saber que as empresas podem escolher entre quatro opções de planos do Google Workspace.
Todos os planos incluem os seguintes aplicativos: Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Currents, Jamboard, Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites e Forms.
Nesse sentido, a primeira opção de compra é o plano Business Starter que custa R$27 mensais, por usuário.
Entretanto, se o seu negócio precisa de mais flexibilidade no uso dos recursos, a segunda opção é o Business Standard que custa R$54 mensais, por usuário.
A terceira opção de plano é o Business Plus que custa R$81 mensais por usuário.
Por fim, chegamos a última opção de plano do GWS voltada para grandes corporações, o Enterprise.
É importante salientar que a negociação do preço por usuário é feita direto com o Google, que cria um pacote personalizado para as empresas.
Google Workspace vale a pena?
Depois de tudo o que falamos sobre o antigo G Suíte, a resposta é SIM!
Afinal, o Google Workspace é uma ótima solução para qualquer negócio quando se trata de hospedagem de e-mail e fornecer uma solução completa para colaboração e armazenamento de documentos.
Em suma, ele é extremamente acessível e intuitivo.
Além disso, a maioria dos seus funcionários provavelmente já está familiarizada com o Gmail, o que ajuda a reduzir o tempo necessário para aprender novas ferramentas.
Agora que você já sabe tudo sobre o GWS, que tal saber mais sobre Gestão de Tempo e outras tendências do Futuro do Trabalho?
