Saiba como o Google Planilhas pode beneficiar sua empresa!
Do preenchimento automático até recursos de inteligência artificial. Conheça as diferentes funcionalidades do Google Planilhas e como elas podem facilitar o seu dia a dia!
Lançado em 2006, o Google Planilhas, ou Google Sheets, revolucionou a forma de criar e compartilhar planilhas.
Com uma experiência totalmente on-line, a ferramenta inovou ao permitir a edição simultânea e em tempo real por diferentes colaboradores, a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.
Mas, não para por aí! Após mais de uma década de existência, o Google Planilhas não para de lançar novos recursos para otimizar ainda mais o dia a dia dos seus usuários.
Assim, o que surgiu como uma solução para a troca quase infinita de e-mails, na tentativa de colaborar em uma mesma planilha — que sempre esbarrava na possibilidade de alguém visualizar arquivo desatualizado — hoje conta com recursos de automação e inteligência artificial.
Neste artigo, vamos apresentar essa ferramenta e mostrar como ela pode beneficiar sua empresa e colaboradores.
Aqui você vai encontrar:
Como funciona o Google Planilhas
Como o Google Sheets contribui para a produtividade
Como utilizar o Google Planilhas em diferentes áreas
Boa leitura!
O que é o Google Planilhas
O Google Planilhas, ou Google Sheets, é uma ferramenta para a criação e edição de planilhas totalmente on-line. Ou seja, desde a sua criação até a edição e armazenamento, todo o processo é feito através da internet.
Isso permite, por exemplo, que usuários acessem e editem as planilhas de diferentes locais e dispositivos. Bastando, apenas, ter uma conexão com a internet e, é claro, permissão para acessar os arquivos.
Entretanto, o Google Planilhas não é a única ferramenta baseada na Web da Google. Com o Documentos, Slides. Forms, Sites, Keep e outros, o Google Sheets faz parte do pacote de colaboração do Google Workspace.
Como funciona o Google Planilhas
Para acessar e usufruir das funcionalidades oferecidas pelo Google Planilhas não é preciso instalar nenhum software. Isso é possível graças a Cloud Computing, tecnologia na qual a ferramenta é baseada.
Em outras palavras, isso significa que as planilhas criadas a partir do Google Sheets são salvas em servidores externos, localizados nos grandes Data Centers da Google Cloud. Lá, elas são protegidas por senhas de acesso, criptografia de dados e outras medidas de segurança de última geração.
Estar baseado na Nuvem (como também é conhecida a tecnologia de Cloud Computing), traz diversas vantagens para o funcionamento da ferramenta. Como, por exemplo:
- Acesso remoto via internet.
- Economia de espaço de armazenamento interno (sejam em máquina ou servidores locais).
- Colaboração simultânea de diversos colaboradores em uma mesma planilha.
- Salvamento automático de todas as alterações feitas no arquivo.
- Sincronização em tempo real, que mantém a planilha sempre atualizada.
- Maior segurança dos dados.
- Acesso a recursos avançados de automação e inteligência artificial.
- Integração simplificada com demais ferramentas do Google Workspace e terceiras.
Google Planilhas versus Excel
É quase impossível falar de planilhas sem citar o Excel. Criado em 1987 pela Microsoft, o software para criação de planilhas foi um dos primeiros voltados para empresas. Por isso, ganhou muita popularidade.
Por muito tempo o Excel foi a única solução disponível. Ou, pelo menos, a mais conhecida. Dessa forma, a comparação entre ele e qualquer nova ferramenta que surja no mercado, é praticamente inevitável.
Portanto, é lógico que com o Google Planilhas não seria diferente. E nada melhor para comparar essas duas ferramentas do que uma planilha.
Confira abaixo as diferenças e semelhanças entre o Excel e o Google Planilhas!
| Microsoft Excel | Google Planilhas | |
|---|---|---|
| Acesso | É necessário baixar o Pacote Office e pagar uma assinatura. | Não é preciso instalar nenhum programa. O acesso é feito pela internet. |
| Armazenamento | Inicialmente, o armazenamento era local. Passou a funcionar na Nuvem somente em 2021. | Nativo na Nuvem. |
| Compartilhamento | É necessário armazenar a planilha dentro do OneDrive para que outra pessoa possa acessar remotamente. | Permite compartilhar as planilhas, com ou sem restrições de modificação. |
| Colaboração | Não é possível editar de forma simultânea. | Possibilita a colaboração em tempo real com outros usuários e a criação de comentários para os demais colegas. |
| Limite de células | 17 bilhões | 5 milhões |
| Modelo de contratação | É necessário adquirir a licença de uso e fazer as atualizações de software quando necessário. | Nos planos pagos, o faturamento é calculado pelo uso, ou seja, pela quantidade de usuários. As atualizações são feitas automaticamente. |
| Funcionalidades | São as mesmas em ambas as ferramentas. Mas, por ser nativo digital, o Google Planilhas entrega melhor usabilidade. Como, por exemplo, fórmulas específicas que buscam informações online em tempo real. |
Com a maior oferta de ferramentas de planilhas digitais no mercado, a concorrência entre elas cresceu. Por isso, sempre que uma nova funcionalidade é criada, as concorrentes correm atrás para também oferecê-la aos seus usuários.
Diante desse cenário, a tendência é que as diferentes ferramentas se tornem cada vez mais parecidas. Mas, como destacamos na planilha acima, ainda há diferenças significativas entre elas.
Estar atento a esses “detalhes” é importante na hora de decidir qual é a melhor opção para você. Afinal, migrar para uma nova ferramenta exige o investimento de tempo e dinheiro.
Como o Google Sheets contribui para a produtividade
Segundo a própria Google Cloud, o Sheets (ou Google Planilhas) foi criado para “atender às necessidades das organizações que precisam de agilidade”. É por esse motivo que ele possui tantas funcionalidades que ajudam a otimizar a rotina de trabalho. Confira algumas delas a seguir!
Acesso off-line
Apesar de ser uma ferramenta que funciona via internet, o Google Planilhas também permite que seus usuários criem e editem arquivos quando não estão conectados.
Preenchimento automático
O Preenchimento Inteligente acelera o processo de preenchimento da planilha, detectando padrões e fazendo sugestões que ajudam a automatizar a entrada de dados.
Sugestões de Fórmulas
As Sugestões de Fórmulas poupam tempo e evitam erros, mostrando fórmulas relevantes à medida que você digita. Dessa forma, você acelera a análise e diminui os erros.
Geração de Insights
Também é possível agilizar a geração de insights fazendo perguntas sobre seus dados em linguagem simples no botão “Explorar”. Ele utiliza a Inteligência Artificial da Google para encontrar as respostas. Além disso, exibe tendências e visualizações personalizáveis.
Análise de Dados
A compatibilidade com sistemas externos, inclusive o Microsoft Office, simplifica o trabalho com várias origens de dados. Assim, você pode usar as páginas conectadas para analisar bilhões de linhas de dados do BigQuery no Planilhas sem precisar de conhecimentos de SQL.
Automações
O fluxo de trabalho no Sheets pode ganhar mais agilidade com automações de processos e app empresariais. Graças a integração com o AppSheet e Apps Scripts (também da Google Cloud) é possível criar apps personalizados no Planilhas sem escrever código. Além disso, ainda é possível adicionar funções, macros e itens de menu personalizados.
Apresentações de relatórios
Por estar totalmente conectado a outros apps do Google, o Sheets permite que você incorpore os gráficos e dados das planilhas em Slides e Docs. Dessa forma, criar apresentações de relatórios se torna uma tarefa de poucos cliques.
Modelos
Para agilizar ainda mais o seu trabalho, o Google Planilhas oferece uma biblioteca completa de modelos, onde há várias opções de painéis, rastreadores de projetos e outros modelos criados por profissionais.
Como utilizar o Google Planilha em diferentes áreas
Agora que você já conhece os principais recursos e funcionalidades do Google Planilhas, pode estar se perguntando como ele pode ser utilizado em diferentes setores da economia e departamentos da sua empresa.
Separamos 4 casos práticos de aplicação do Google Planilhas em diferentes áreas, para te ajudar a enxergar a versatilidade dessa ferramenta melhor.
Varejo
No varejo, o Google Planilhas é um forte aliado na busca por entender melhor os seus clientes. Através da análise de petabytes de dados, facilitada pelo Planilhas, é possível entender quais produtos funcionam melhor e por quê.
Marketing
Já na área de marketing, o Google Planilhas pode contribuir para a otimização de campanhas. A ferramenta pode ser utilizada para rastrear etapas e os KPIs dos projetos. E, claro, para gerar insights para otimização das campanhas.
Pesquisa
Nas pesquisas, sejam elas acadêmicas ou de mercado, o Google Planilhas otimiza a organização e análise de dados empíricos. Como a ferramenta funciona de forma integrada com o Google Forms, os resultados de formulários ou pesquisas vão direto para o Sheets e podem ser analisadas instantaneamente.
Saúde e Ciência Biológicas
Por fim, na área da saúde, o Google Planilhas ajuda a agilizar a pesquisa e desenvolvimento. Através da ferramenta, a localização de insights é mais rápida e fácil. Além disso, médicos e cientistas podem colaborar no mesmo arquivo para desenvolver trabalho em equipe.
Contudo, esses são apenas alguns exemplos de aplicabilidade do Google Planilhas. Mas, ela ainda pode fazer muito mais por outros setores.
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