Gestão da Informação: entenda a importância e como fazer
Atualmente, o gerenciamento de dados é um desafio para muitas empresas. Isso porque, apesar de serem essenciais para tomar decisões mais acertadas e melhorar a eficiência operacional, é preciso lidar com um volume extenso de informações disponíveis, que devem ser armazenadas com segurança e eficácia.
Por isso, neste texto falaremos sobre a importância da gestão da informação e como otimizá-la na sua empresa. Continue a leitura!
O que é a Gestão da Informação
A Gestão da Informação é um conjunto de processos que diz respeito à coleta, ao armazenamento, à organização e à utilização de dados presentes nas empresas.
Dessa forma, ela auxilia a tomada de decisões, melhora o desempenho, moderniza o negócio e aumenta sua competitividade no mercado.
Uma vez que a empresa adere essas ações envolvendo dados, ela pode utilizá-los para diferentes aplicações, como:
- Mapear problemas e soluções possíveis;
- Conhecer os clientes e suas necessidades;
- Otimizar processos internos e externos;
- Identificar padrões nos dados;
- Avaliar oportunidades de mercado e concorrência;
- Acompanhar indicadores de desempenho;
- Relatar informações para decisões e ações assertivas.
Por que ela é importante?
A gestão da informação atua com o objetivo de aproveitar ao máximo o potencial dos dados que circulam em uma organização, de forma a gerar valor. E conforme as ações que citamos no tópico anterior, ela beneficia as empresas de várias formas, como:
- Reduz custos e desperdícios, uma vez que aumenta a eficiência e a produtividade;
- Auxilia a tomada de decisões, que são realizadas com base em informações atualizadas e confiáveis;
- Inova a empresa, que pode explorar novas possibilidades e oportunidades a partir dos dados;
- Fortalece a imagem da organização do mercado e sua competitividade, já que ela pode adaptar-se às mudanças e desafios que surgem em seu segmento;
- Aprimora o relacionamento com os clientes, pois possibilita a oferta de soluções personalizadas e de valor.
Por isso, ela é uma ferramenta essencial para a estratégia de uma empresa, tornando seus processos mais fluidos, integrados e eficazes quando realizada de forma adequada.
O Fluxo da Informação
O fluxo da informação diz respeito à forma como os dados circulam na gestão da informação, permitindo visualizar o caminho percorrido por eles desde a origem até o destino.
Criar esse fluxo é uma prática muito importante para melhorar ainda mais o processo decisório nas empresas, garantindo a efetividade ao obter os dados, tratá-los, armazená-los, distribuí-los e comunicá-los.
O modelo convencional desse processo é baseado na obtenção e tratamento de dados, informação e conhecimento, para que eles sejam ligados às atividades de tomada de decisão, realização de ações e obtenção de resultados da gestão de informação.
Contudo, uma pesquisa realizada na Universidade Federal de Santa Catarina revela que é possível complexificar esse processo por meio da aplicação do modelo decisório dinâmico.
Nele, os dados são coletados e tratados para gerar informações que, ao serem utilizadas, geram conhecimento. Uma vez que esse conhecimento é incorporado, o processo é realizado novamente, retroalimentando-se.
Assim, a informação possibilita a geração de valor ao negócio, revelando que os dados não cumprem esse papel sozinho. Mas é importante ressaltar que as necessidades de informação devem surgir das exigências dos decisores e gestores.
Otimizando a gestão da informação na sua empresa
Agora que você conhece a importância da gestão da informação e como ela pode beneficiar sua organização de diversas formas, nada mais justo do que saber como aplicá-la de forma adequada, não é? Por isso, reunimos as principais dicas para que você alcance esse objetivo, confira!
Informação é o contexto dos dados
Em primeiro lugar, é essencial entender os significados que os dados possuem no contexto organizacional.
No tópico anterior, falamos sobre a importância do conhecimento na gestão de dados, que traz maior eficiência para a sua utilização.
Afinal, como os dados vão melhorar o desempenho da sua empresa se utilizados de maneira isolada?
Por isso, é importante entender o que esses dados significam, transformando-os em informação útil e valorosa para o seu negócio.
Crie uma política de dados eficiente
Além disso, é crucial ter uma política que melhore a segurança e o controle de dados da sua empresa. De nada adianta conseguir lidar com uma série de informações se elas são tratadas de forma irresponsável. Por isso, é muito importante entender as diretrizes da Lei Nº 13.709.
Também conhecida como Lei Geral de Proteção e Uso de Dados (LGPD), ela controla as atividades de uso de dados pessoais, definindo diretrizes para o tratamento desses dados nas operações das empresas. Isso inclui tanto a obtenção, o processamento e o armazenamento dessas informações.
Por isso, as empresas precisam não apenas garantir que as informações estejam completas para o trabalho, mas também utilizá-las de acordo com as exigências da lei.
É importante destacar que a gestão da informação também requer cuidados no ambiente interno, com ações como:
- Orientações para os funcionários sobre o tratamento dos dados;
- Controle do acesso a certos conteúdos;
- Uso de dispositivos móveis/internet para o trabalho;
- Criptografia dos dados internos;
- Auditoria dos sistemas.
Conte com ferramentas integradas
Para coletar, armazenar e analisar dados com maior eficiência, é muito importante utilizar ferramentas integradas, como o Google Workspace. Ele engloba todos os recursos do Google, como Gmail, Drive e Agenda em uma única plataforma.
Assim, você pode garantir que tudo o que você precisa está unificado no mesmo lugar.
Essa ferramenta auxilia na produtividade, colaboração e comunicação da sua empresa, uma vez que os usuários podem trabalhar em conjunto em diversos projetos, mesmo que cada um esteja em um lugar.
Além disso, ela possui recursos de criptografia em todas as suas fases, garantindo a segurança e a qualidade necessária para gerenciar dados.
Dessa forma, torna-se possível detectar arquivos e dados que circulam por e-mail e chat, bem como proteger contra ataques como spam e malware, e ainda recuperar documentos deletados.
Por isso, essa ferramenta permite que sua organização esteja segura e eficiente na gestão da informação, garantindo uma alta performance confiável.
Conte com um parceiro para ajudar no processo
Por fim, é perceptível que a gestão da informação envolve diversas particularidades e acaba sendo um processo complexo para as organizações. Por isso, é muito importante contar com o apoio de profissionais para tornar sua aplicação eficiente, segura e estratégica.
A Ipnet é uma empresa que atua no mercado há 20 anos para promover o crescimento de empresas no meio digital. Como parceira do Google Workspace, oferecemos soluções personalizadas para os nossos clientes, otimizando os processos de diversos segmentos de negócio.
Por isso, conte com a nossa colaboração para entender suas necessidades e desafios, traçamos juntos as melhores formas de superá-los e maximizar os resultados da sua empresa. Basta falar conosco!
E se você gostou de entender mais sobre a gestão da informação, acesse o nosso blog para acompanhar os tópicos mais importantes sobre a utilização da nuvem.